Communiquer efficacement et organiser ses activités avec Lotus Notes depuis la version 8

Logiciel de communication indissociable du serveur Domino, La nouvelle version de Lotus Notes vous permet d'échanger rapidement des informations en interne ou à l'extérieur.

Public :

• Personnes souhaitant utiliser efficacement les différentes fonctions de Lotus Notes.

Objectifs :

• Savoir communiquer grâce à la messagerie et s'organiser grâce à l'agenda.

Pré-requis :

• Bonne connaissance de l'interface Windows.

Contenu pédagogique

Découvrir l'environnement Domino/Notes

• Principes généraux et notions de Groupware
• Définir le vocabulaire "Applications Lotus Notes"
• Présentation de la page d'accueil, des signets et de la barre d'options latérale
• Découvrir la base Courrier

Communiquer grâce à la messagerie

• Créer et envoyer des messages
• Mettre en forme les messages
• Joindre un fichier à un message
• Ouvrir et enregistrer une pièce jointe (fichier)
• Options des messages (importance, accusé de réception...)
• Traiter les messages reçus (réponse, transfert)

Organiser sa boîte aux lettres

• Trier les messages
• Créer et utiliser les dossiers de classement
• Organiser l'archivage grâce à la base d'archive
• Prévenir de son absence
• Sensibilisation à la sécurité informatique
• Blocage de spam
• Follow-up - Marquages de messages

Personnalisation de l'environnement de messagerie

• Création de signatures
• Création de modèles

Les carnets d'adresses et contacts

• Présentation et utilisation des différents carnets d'adresses (annuaire général, carnet d'adresses personnel)
• Créer et gérer les contacts
• Récupérer une adresse à partir d'un message
• Créer et utiliser un groupe.

Gérer son emploi du temps avec l'agenda

• Présentation et configuration de l'agenda Lotus Notes
• Visualiser les différents types d'affichage
• Créer et modifier des entrées d'agenda
• Définir les options des rendez-vous (alarme, privé...)
• Les rendez-vous particuliers (évènements, rendez-vous périodiques...)
• Modifier les options d'impression
• Créer un agenda de groupe
• Organiser une réunion
• • Créer une réunion (invitation des participants, vérification de leurs disponibilités...)
  • Répondre à une invitation
  • Assurer le suivi des réponses
• Utilisation de la base de réservation de ressources
• Partager son agenda
• Définir les autorisations d'accès (lecture, écriture)
• Ouvrir l'agenda d'un autre utilisateur.

Suivre la réalisation de tâches

• Créer un élément en instance
• Assigner une tâche (envoi d'une tâche à une autre personne)
• Gérer les tâches (terminées, en cours, supprimées...)

Gestion et organisation des informations

• Recherche
• Gestion des signets